Chaque service sur la caisse se voit attribuer une numérotation consécutive selon la chronologie des exports (autrement dit des manipulations et non pas la chronologie des services)
- Chaque écriture dans une période comptable doit avoir un numéro unique.
- Les numéros doivent être strictement consécutifs, sans saut ni duplication.
- Les numéros doivent refléter l'ordre chronologique des écritures, même si elles sont générées de manière rétroactive.
Si vous générez des écritures pour janvier , les nouvelles écritures de janvier doivent recevoir des numéros qui , même si cela peut sembler "hors chronologie calendaire". Cela garantit la continuité de la numérotation.
Exemple :
Vous générez en juin des écritures jusqu'à EcritureNum = 200 :
- Une écriture de juin reçoit le numéro
200.
En janvier, vous décidez de rajouter des écritures pour le début de l'année :
- Les écritures générées en janvier doivent commencer à
EcritureNum = 201 (et non 001).
Dans le fichier FEC, la colonne DateEcriture reste correcte pour indiquer la date réelle des écritures :
- Par exemple, une écriture en janvier 2024 aura une
DateEcriture = 2024-01-15 mais un EcritureNum = 201.
- Les auditeurs ou les contrôleurs fiscaux doivent pouvoir suivre une numérotation continue pour vérifier que toutes les écritures ont été correctement enregistrées et qu'aucune n'a été supprimée ou modifiée de manière suspecte.
- Si vous "insérez" rétroactivement des écritures avec des numéros plus bas (ex.
EcritureNum = 001 après avoir généré jusqu'à 200), cela introduit une incohérence dans la continuité des numéros.
- Maintenez un suivi clair du dernier numéro attribué, même si les générations sont effectuées à des moments différents.
- Toutes les écritures nouvelles (même rétroactives) doivent suivre la dernière numérotation utilisée.
- Si un fichier est regénéré ou modifié, consignez les raisons et précisez la continuité dans vos métadonnées ou documentation interne.
Les numéros dans la colonne EcritureNum ne peuvent pas revenir en arrière (être plus bas) pour des écritures postérieures dans le temps. Les écritures en janvier (pour l'exemple) doivent avoir des numéros si elles sont générées après celles de juin (pour l'exemple), et cette logique s'applique quel que soit le moment de la génération.