Guide de configuration de L'Addition Réservation
Présentation
L’Addition Réservation est un module disponible pour tous les clients L’Addition. Il permet aux consommateurs d’un restaurant de faire des demandes de réservation en ligne.
Le module est une interface web que l’on peut consulter via un lien. Ce lien peut être intégré sur votre site internet et vos réseaux sociaux.
Configuration du module
L'administration du module est accessible depuis l’espace client, dans le bandeau central de la page d’accueil.
Plusieurs étapes permettent de configurer le module :
- les informations du restaurant
- les horaires disponibles à la réservation
- les réglages avancés
- la publication (intégration sur un site internet)
Page d'accueil
Vous arriverez alors sur le listing des réservations du jour
Cliquer alors sur l'icône en haut à droite de l'écran et choisir "configurer le module"
Informations et paramétrage
Selon la version de votre espace client, il se peut que vous ayez un affichage différent
Version 1
La page « Informations » permet de renseigner les informations générales de l’établissement :
- Nom de l’établissement : ce nom apparaîtra sur le module de réservation
- Slogan : ce texte apparaîtra sur le module juste en-dessous du nom de l’établissement
- Téléphone : ce téléphone sera le téléphone de contact pour les consommateurs
- Email de contact : par défaut, l’email identifiant du compte L’Addition est pré-rempli, mais il est possible de saisir un autre email. Cet email servira à la réception des notifications de demandes de réservations, et comme adresse de contact pour les consommateurs
- Téléphone : ce téléphone sera le téléphone de contact pour les consommateurs
- Timezone : le fuseau horaire de l’établissement est utile pour gérer les éventuels décalages horaires
- Adresse : cette adresse sera indiquée aux consommateurs sur le module ainsi que dans les messages de confirmation de réservation.
Appuyer sur le bouton « Valider » pour enregistrer les informations.
Version 2
Voici un exemple de rendu sur la page d’accueil du module de réservation, sur ordinateur et sur mobile :
Horaires
Horaires de réservation
Les horaires sont les créneaux disponibles à la réservation. Utilisez par exemple les horaires d’ouverture du restaurant. L’Addition Réservation gère les créneaux d’ouverture à la réservation mais ne permet pas de gérer le planning, le plan de salle, ou le remplissage du restaurant.
Pour renseigner les horaires, cliquer sur « Jour ouvert » ou directement sur un créneau, et indiquer d’abord l’heure de fin puis l’heure de début du créneau. Cliquer ensuite en dehors du champ pour que le créneau soit enregistré. Une notification verte « Vos changements ont bien été pris en compte » s’affichera.
Il est possible de définir plusieurs créneaux par jour. Pour ajouter un créneau, cliquer sur « Ajouter un créneau » en bas à droite de la page.
Jours de fermeture
Il est possible de renseigner plusieurs périodes de fermeture, afin de désactiver la réservation par exemple pendant les congés.
Pour accéder aux jours de fermeture depuis la page « Horaires », cliquer sur « Ajouter une période de fermeture » en bas de page.
Ce bouton renvoie vers la page « Réglages » :
Pour créer une période de fermeture, cliquer sur le bouton « Ajouter » en dessous de
« Période(s) de fermeture ». Indiquer le jour de début et celui de fin sur le calendrier.
Les jours définis en tant que « période de fermeture » ne seront pas proposés à la réservation.
Réglages avancés
La page « Réglages » permet de définir quelques réglages supplémentaires :
- Délai minimum de validation d’une réservation : les consommateurs peuvent faire une demande de réservation jusqu’à 15 mn / 30 mn / 45 mn / 1h / 2h / 3h / 4h / 5h / 6h / 7h / 8h / 9h / 10h / 11h / 12h / 24h ou 48h avant l’heure choisie.
- Préciser les demandes particulières : ce texte apparaîtra sur le module au niveau du champ « Demandes particulières », qui permet aux consommateurs d’envoyer un message au restaurateur lors de leur demande de réservation
- Période(s) de fermeture : voir le chapitre précédent
- Maximum de couverts : ce chiffre correspond au nombre maximum de couverts qu’il est possible de choisir pour une réservation par un consommateur
Publication
La page « Intégration » permet de :
- Récupérer et éventuellement personnaliser le lien vers le module de réservation, qu’il faudra partager sur le site Internet du restaurateur / ses réseaux sociaux afin que les consommateurs puissent faire des demandes de réservation en ligne. Cliquer sur le lien pour qu’il soit automatiquement copié dans le presse-papier.
- Désactiver temporairement le module de réservation : si le restaurateur souhaite le rendre inaccessible pour la journée ou pour une période indéterminée
- Vérifier la connexion avec l’iPad L’Addition : afin que les demandes de réservation arrivent bien sur l’iPad, le module doit être bien « connecté » avec la caisse.
Activer la réception des réservations sur l’iPad
Pour activer la réception des réservations sur l’iPad principal du restaurateur :
- Vérifier que l’iPad est connecté à internet
- Faire une synchronisation manuelle (dans les Réglages > « A propos »)
- Fermer et relancer l’application L’Addition
- Aller dans les Réglages > « Intégration partenaires » et activer le bouton « Activation des modules partenaires » (1), le bouton « Réservation en ligne » (2) doit être également automatiquement activé (il doit être bleu) mais il n’est pas modifiable.
Attention, une fois le bouton « Activation des modules partenaires » activé, il ne sera possible de le désactiver qu’avec l’aide du support technique.
Fonctionnement du module
Parcours consommateur
Les consommateurs peuvent faire des demandes de réservation via le module. Ils commencent par choisir un jour :
… puis une heure :
… et un nombre de couvert(s) pour la réservation :
Ils renseignent ensuite leurs coordonnées :
La dernière étape leur permet d’adresser un message au restaurateur pour une demande particulière (il est possible de préciser ces demandes via le champ « Préciser les demandes particulières » de la page « Réglages », comme expliqué dans la section « Réglages avancés » de ce guide), et de valider :
La confirmation de l’envoi de sa demande s’affiche après validation :
Sa demande envoyée, le consommateur reçoit un premier email récapitulatif :
Lorsque sa demande de réservation est acceptée par le restaurateur, il reçoit un email de confirmation :
Dans le cas contraire, il reçoit un email d’annulation de sa demande de réservation :
Parcours restaurateur
Si les conditions suivantes sont respectées :
- la réception des réservations sur l’iPad est bien activée (voir la section Activer la réception des réservations sur iPad de ce guide)
- l’iPad est bien connecté à Internet
Lorsqu’une nouvelle demande de réservation est faite sur le module, une notification s’affiche sur l’iPad principal qui permet au restaurateur d’accepter ou de refuser la réservation rapidement :
Il peut également choisir de gérer la réservation « Plus tard », et consulter la demande via le menu « Réservations » sur la droite.
Attention, si l’option « Plus tard » est choisie, les prochaines demandes de réservation ne déclencheront pas de notification ! Elles seront uniquement consultables via le menu « Réservations ». Pour visualiser à nouveau des notifications, il faudra fermer complètement et relancer l’application.
En parallèle, le restaurateur reçoit un email qui lui permet également de gérer la réservation s’il n’est pas sur place :
Le clic sur « Valider la réservation » redirige vers une page de confirmation :
Le clic sur « Refuser la réservation » redirige vers une page dans laquelle il peut renseigner un message à l'attention du consommateur pour expliquer son refus, il doit ensuite valider pour finaliser le refus :
Si la réservation a déjà été gérée d’une façon ou d’une autre (par email ou sur l’iPad), le clic sur « Valider la réservation » ou « Refuser la réservation » dans l’email redirige vers la page suivante :
Il est cependant possible, après gestion de la réservation, de changer la réponse sur l’iPad. Le restaurateur peut en effet changer le statut de la réservation via le menu « Réservations », en cliquant sur la réservation en question puis sur le champ « Statut » :
Seulement, le changement vers deux statuts déclenche l'envoi d'un email au consommateur :
- « Confirmé » : pour la validation
- « Annulé » : pour le refus