Comprendre les écarts CA/Paiements

Si vous observez des écarts entre le chiffre d'affaires et le total des paiements alors vous êtes au bon endroit, on vous explique tout (ce qui est normal)



Principe


Sur le principe, sachez que pour retrouver le CA il suffit seulement de faire la somme des colonnes "Service" pour chaque moyen de paiement. Le reste sera forcément en plus, en moins ou viendra équilibrer. La colonne service représente la ventilation des commandes de manière à ce que SOMME(col. service) = TOTAL CA


Le CA est différent dans cet exemple de la somme des paiements


Mais est bien égal à la somme des colonnes "Service"
20,90 + 581,19 + 766,16 + 40,70 + 35,10 = 1444,05



Trop-perçus


La source n°1 des écarts est le trop-perçu, c'est-à-dire l'argent encaissé en plus de ce que le consommateur doit (autrement appeler pourboires). Si le pourboire n'est pas automatiquement ventilé en espèces, il apparaît comme somme supplémentaire (en comptabilité il peut être pris en compte comme C.A non assujetti à la TVA). Il en reste tout de même une somme versée en supplément au total des produits (prix, TVA) du ticket de caisse.
ex: Le ticket est de 9,5€, le consommateur verse 10€ en CB :
  • Service : 9,5€
  • Trop-perçu : 0,5€

Si vous souhaitez que l'application ventile automatiquement le trop-perçu en retrait d'espèces pour conserver l'équilibre alors il faut suivre ce guide  ⁠⁠Activer les pourboires sur la carte bancaire⁠ 

Un équilibrage parfait entre Trop-perçus et Pourboires reversés en espèces donne un tableau comme ci-après :


Ecarts manuels


La source n°2 des écarts sont les écarts renseignés manuellement en fin de service. Vous êtes en fin de service, vous constatez moins de tickets CB que prévu, vous renseignez ici 10€ au lieu de 12€



Ecart non équilibré




Ecart équilibré




Visualisation


Les écarts manuels se visualisent dans les encadrés bleus, on peut cliquer dessus pour afficher le commentaire




Mouvements de caisse


Si vous mentionnez des entrées ou sorties de caisses hors vente (tickets), vous vous exposez à un déséquilibre entre CA et Paiements. En soi, rien de très grave, il faut simplement savoir que c'est une des autres raisons du déséquilibre





Comptes clients


Si vous faites crédit à vos consommateurs, ou que vous utilisez les comptes clients comme moyen d'établir des bons cadeaux ( ⁠⁠Gestion des bons cadeaux⁠  ), vous vous exposez au risque de creuser un écart en le CA (Total paiements et total caisse)

Le CA c'est la ventilation des tickets de caisse par taux de TVA. La TVA est collectée au moment où le service est rendu (repas, prestation de service). Si le paiement a lieu AVANT ou APRES le repas, le CA est imputé le jour où le ticket a été saisi sur la caisse.

La mise en ardoise / mise en compte est un moyen de mettre en attente une note, c'est un moyen de paiement "fictif" en attendant le vrai mode de règlement. Le "total caisse" est donc l'argent physique perçu dans le tiroir (tickets cb, espèces, TR, ...). Le moyen de paiement "Compte client" n'est donc pas palpable, seul le moyen de règlement qui viendra solder le ticket, lui, est palpable.

Mise en compte simple


exemple : je mets en compte un ticket de 6€ :
  • CA = 6€
  • Total paiements = 6€
  • Total caisse = 0€ (CA - comptes clients => 6€ - 6€ = 0€)



Solde de la note


Le règlement du ticket précédent ne génère pas de CA, il vient simplement solder le ticket en attente




Le règlement du ticket est palpable donc il se retrouve dans le total caisse


Si on considère seulement les deux lignes de service, on observe bien que le C.A n'est comptabilisé qu'une seule fois et que le Total TTC rejoint le total caisse d'un service à l'autre


Règlements plus que différés


D'un mois à l'autre, si une ou plusieurs ardoises n'ont pas été soldées OU que de l'argent a été reçu sur une ardoise mais que le service (repas) n'a pas été rendu alors on aura forcément un total caisse différent du CA.

Nous suggérons de solder tous les comptes client au 31 décembre pour obtenir une cohérence entre Total CA et Total caisse



Total* (Total paiements)


Ce total n'est donc pas l'argent physique perçu (nous venons de le voir à travers ce dernier exemple). Il est donc inutile de le prendre en compte dans un objectif comptable.