Gestion des quantités / stocks à distance

Gestion des quantités / stocks à distance

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Pour gérer les quantités / stocks à distance depuis le menu en ligne
Accéder à Quantités depuis le segmented button

Filter les produits en fonction de leur statutSuivi en quantité | Stock disponible | Stock indisponible | Aucun suivi

Ajouter un mouvement de stock ouAjouter un nouveau suivi en quantité

Consulter le stock théorique de fin de serviceConsulter le mouvement précédemment ajouté

Clôture le service en cours ouEffectuer une synchronisation manuelle

Le stock se met à jour sur le système de caisse

Documentation — Module de gestion des stocks / quantités

Ce document décrit le fonctionnement complet du module de gestion des stocks intégré à l'interface de gestion de la carte en ligne. Il s'adresse à tout utilisateur souhaitant comprendre ce module, qu'il soit novice ou expérimenté.


Contexte général

L'application de gestion de carte en ligne permet aux restaurateurs de configurer leur menu numérique : produits, catégories, suppléments, menus, prix et TVA. En complément de cette gestion éditoriale, l'application propose un module de gestion des stocks qui permet de suivre la quantité disponible de chaque produit, d'enregistrer des mouvements d'entrée ou de sortie, et d'anticiper le stock disponible en fin de service.
Ce module est conçu pour fonctionner en lien avec le système de caisse utilisé en restaurant. Les données de stock affichées dans l'interface web sont synchronisées avec la caisse lors de chaque clôture de service. Entre deux clôtures, les quantités affichées peuvent donc légèrement différer de la réalité observée en caisse, notamment si des ventes ont été enregistrées directement depuis la borne ou la caisse pendant le service en cours.


Accès au module

Le module de gestion des stocks est accessible depuis la page Produits de l'application.
En haut de cette page, un sélecteur à trois options permet de basculer entre différents modes d'affichage :
  • Normal — affichage classique des produits sous forme de grille visuelle (tuiles colorées avec nom et prix).
  • Prix — affichage d'un tableau permettant de gérer les grilles tarifaires et les prix par catégorie de prix.
  • Quantités — affichage du module de gestion des stocks, sous forme de tableau listant tous les produits avec leurs informations de stock.
Remarque : L'option Quantités n'est visible que pour les comptes en mode "site" (c'est-à-dire les établissements affiliés à un compte franchise ou groupe) ou pour les comptes indépendants. Les comptes de type "master" (gestionnaires multi-sites) ne voient pas cette option lorsqu'ils naviguent en vue globale.


Les filtres

Au-dessus du tableau, quatre filtres vous permettent de segmenter l'affichage selon le statut de gestion des stocks de chaque produit :
  • Suivi en quantité (filtre par défaut) — affiche uniquement les produits pour lesquels une gestion de stock a été activée. Ce sont les produits qui ont un suivi de quantité actif.
  • Stock disponible — affiche uniquement les produits gérés en stock dont la quantité actuelle est supérieure à zéro.
  • Stock indisponible — affiche uniquement les produits gérés en stock dont la quantité actuelle est égale à zéro. Utile pour identifier rapidement les ruptures de stock.
  • Aucun suivi — affiche les produits pour lesquels aucun suivi de stock n'a encore été configuré.

Ajout / Modification

Présent sur toutes les lignes (pour les utilisateurs ayant les droits d'édition), ce bouton permet d'ouvrir le formulaire de mouvement de stock. C'est par ce bouton que l'on enregistre une entrée ou une sortie de produit, ou que l'on configure pour la première fois la gestion de stock d'un produit.
Il n'est pas possible d'effectuer des mouvements sur les produits de type service (dont le stock se réinitialise tout seul à zéro sur la caisse en fin de service)

Suppression

Présent uniquement sur les lignes des produits ayant déjà une gestion de stock active, ce bouton permet de retirer le produit de la gestion des stocks. Une confirmation est demandée avant l'action.


Liste des mouvements en attente

Si le produit est déjà géré en stock et que des mouvements ont été enregistrés via le système de caisse (et sont en attente d'intégration), ces mouvements apparaissent ici sous forme de liste.
Chaque mouvement affiché indique :
  • Le type de mouvement (entrée ou sortie).
  • La quantité concernée.
  • Le prix unitaire HT (si applicable et différent de zéro), permettant de valoriser l'entrée en stock.
  • Un bouton supprimer (icône poubelle) pour annuler ce mouvement en attente.
Si aucun mouvement n'est en attente, cette étape est ignorée automatiquement et l'utilisateur passe directement à l'étape suivante.

Configuration du suivi (uniquement pour les produits non encore gérés en stock)

Si le produit n'avait pas encore de gestion de stock active, une étape de configuration apparaît avant de pouvoir enregistrer un mouvement. Elle comprend trois paramètres :

Type de suivi

Permet de définir comment le stock est suivi :
  • Global — le stock est suivi de manière globale, sans distinction de variante ou de sous-produit.
  • Service — géré uniquement depuis l'application L'Addition

Valeur d'alerte

Seuil à partir duquel une alerte doit être déclenchée lorsque le stock devient faible. Par exemple, une valeur d'alerte de 3 signifie que le système signalera le produit comme "stock faible" dès que la quantité tombe à 3 unités ou moins.
Cette valeur est utilisée par le système de caisse pour déclencher des alertes visuelles lors de la prise de commande.

Imprimer sur le rapport des quantités

Case à cocher indiquant si ce produit doit apparaître dans le rapport de quantités imprimé depuis le système de caisse


Choix du type de mouvement

L'utilisateur choisit entre deux types de mouvement :
  • Entrée — correspond à un réapprovisionnement ou à une livraison. Les entrées augmentent le stock.
  • Sortie — correspond à une consommation, une perte, un retour ou tout autre événement qui diminue le stock.
Les types de mouvement disponibles sont listés séparément pour les entrées et les sorties, selon la configuration du système de caisse. Chaque type de mouvement a un libellé explicite (ex. : "Livraison fournisseur", "Perte", "Retour fournisseur"…).

Saisie du mouvement

Une fois le type de mouvement choisi, un formulaire de saisie apparaît avec les champs suivants :

Quantité

Nombre d'unités concernées par le mouvement.
  • Pour une entrée : la valeur peut être égale à zéro ou supérieure (une entrée à quantité 0 est autorisée, notamment pour enregistrer un prix d'achat sans mouvement physique de stock).
  • Pour une sortie : la valeur doit être strictement positive. De plus, l'application interdit d'enregistrer une sortie qui ferait passer le stock en négatif. Si la quantité saisie dépasse le stock actuel, un message d'erreur s'affiche et la validation est bloquée.

Prix d'achat unitaire HT (uniquement pour les entrées)

Champ optionnel permettant de renseigner le coût unitaire d'achat hors taxes du produit pour cette entrée. Cela permet de valoriser les entrées en stock et de suivre le coût des marchandises. Ce champ n'est pas affiché pour les sorties.

Commentaire

Champ texte libre permettant d'ajouter une note explicative sur le mouvement (ex. : "Livraison du 01/07", "Perte suite à contrôle qualité", etc.).

Aperçu du stock après mouvement

En bas du formulaire, un indicateur affiche en temps réel la quantité théorique après mouvement, calculée automatiquement en fonction de la quantité saisie et du stock actuel. Cela permet de vérifier l'impact du mouvement avant de le valider.


Saisie au clavier

Il est possible de saisir au clavier une valeur du stock à la volée sans indiquer de détail supplémentaire pour + de rapidité. L'application ajuste automatiquement avec le mouvement de quantité nécessaire pour obtenir cette valelur


Synchronisation avec la caisse

Les stocks affichés dans l'interface web proviennent d'une synchronisation avec le système de caisse. Cette synchronisation a lieu lors de chaque clôture de service. Cela signifie que :
  • Les ventes réalisées pendant un service en cours ne sont pas immédiatement reflétées dans l'interface web.
  • Les mouvements enregistrés via l'interface web sont visibles dans la colonne "QTE fin" mais ne seront intégrés dans le stock réel de la caisse qu'à la prochaine synchronisation.
  • La colonne "QTE act." représente toujours l'état du stock au moment de la dernière clôture.

Stock négatif

L'application empêche volontairement d'enregistrer une sortie de stock qui ferait passer la quantité en négatif. Si vous tentez de saisir une sortie supérieure au stock disponible, un message d'erreur s'affiche et vous devrez corriger la quantité avant de pouvoir valider.

Mouvements en attente

Certains mouvements peuvent être générés automatiquement par le système de caisse (par exemple lors de ventes spécifiques ou d'ajustements automatiques). Ces mouvements apparaissent dans la liste de l'étape 1 du formulaire avec le statut "en attente". Ils sont pris en compte dans le calcul de la QTE en fin de service mais peuvent être supprimés manuellement si nécessaire.