Notice d'utilisation de l'application de facturation électronique

Notice d'utilisation de l'application de facturation électronique





Périmètre fonctionnel

Cette 1ère version permet la gestion des factures fournisseurs reçues.
L'émission des notes de frais et du e-reporting est prévue sur 2027.


Le Dashboard

Le dashboard présente :
  • sur la gauche le menu pour accéder aux différents items
  • au centre :
  • 2 indicateurs :
  • Les factures reçues et non traitées
  • Les factures donc la date d'échéance est dépassée et le statut transmis par la Plateforme Agréée n'est pas "Encaissée"
  • l'activité de réception sur 7 jours glissants
En cliquant sur les tuiles (par exemple "En retard"), l'utilisateur est redirigé vers la liste des factures concernées.

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Les factures fournisseurs

Liste des factures


En haut de l'écran 2 indicateurs permettent d'informer l'utilisateur du :
  • Nombre de factures à l'état "DEPOSEE"
  • Nombre de factures à l'état "DEPOSEE" et dont la date d'échéance est dépassée.
Un clic sur ces indicateurs permet d'afficher les factures concernées.

Un ensemble de filtres permet de n'afficher que les factures souhaitées
  • Par Statut
  • Par fournisseur
  • Par Période
  • Par libellé


Les bouton "Détail" et "A payer" permettent d'accéder à chacune des factures.

Le détail des factures permet :
  • De télécharger le document PDF
  • D'accéder, selon les données transmises par la plateforme du fournisseur, au détail de la facture sans ouvrir le PDF
  • D'effectuer certaines actions selon que ce soit une facture électronique ou manuelle et selon l'état de la facture.
  • De rajouter des notes qui ne sont visibles que par l'utilisateur et ne sont pas transmises au fournisseur
  • De voir le journal d'activité, qui enregistre toutes les actions réalisées sur la facture


Gestion des factures électroniques

Les différents statuts des factures dans la Plateforme Agréée :

DÉPOSÉE
Acteur : Plateforme Agréée émettrice (fournisseur)Déclencheur : automatique, posé par la PA dès réception conforme de la facture
Le statut « Déposée » est le signal que la facture est techniquement valide et entre dans le circuit réglementaire.   
La facture peut alors être :
  • soit être « Refusée » par l'acheteur, si elle est considérée erronée en toute ou partie.
  • soit payée par l'acheteur.
  • soit simplement visualisée

REFUSÉE
Acteur : l'Acheteur (le restaurateur)Déclencheur : décision humaine/métier du destinataire
Le statut « Refusée » s'applique lorsque la facture est conforme et transmise au client, mais que celui-ci la refuse. Le cas principal étant un défaut de données métier : quantité ou montant erroné. Dans ce cas la PA de réception notifie la DGFIP et le Fournisseur du refus de la facture. Une nouvelle facture devra être émise par le fournisseur.
L'acheteur doit sélectionner un motif parmi ceux prévus dans la liste des motifs autorisés.

ENCAISSÉE
Acteur : le Vendeur (fournisseur)Déclencheur : réception du paiement
Le statut « Encaissée » signifie que le fournisseur a été payé du montant de la facture, et il doit en informer l'administration fiscale, qui estimera la TVA associée "à collecter" et pourra en comptabiliser le montant.


Traitement d'une facture reçue (« Déposée »)

Lorsqu'une facture est déposée sur la plateforme par le fournisseur, elle arrive au statut PA « Déposée ».
L'action disponible est alors "A payer".

Sur le détail de la facture l'utilisateur a 2 actions possibles
  • Refuser la facture
  • Marquer la facture comme « Payée »

  • Refuser une facture
Si la facture n'est pas conforme, l'acheteur a la possibilité de la refuser.
Un motif obligatoire de refus est demandé
Le fournisseur en est informé et une nouvelle facture rectifiée devra être émise.
Attention cette action est irréversible

  • Marquer la facture comme « Payée »
Afin de faciliter le suivi des factures, l'utilisateur, une fois qu'il a effectué son paiement au fournisseur, peut marquer sa facture comme "Payée" avec le bouton "Paiement effectué"
Il s'agit d'un simple mémo sans notification à la plateforme ou au fournisseur.
Sur la liste des factures, l'action disponible est "Détail".
Cette action de paiement déclaré peut être annulée en cas d'erreur.

Ce sont les seules actions que l'utilisateur réalisent sur une facture Fournisseur

Suite à la réception du paiement le fournisseur passera la facture à l'état « Encaissée ».


Cas des avoirs sur facture


Le fournisseur peut être amené à faire un avoir sur une facture (par exemple avoir commercial suite à un réception d'un colis endommagé sur une facture payée).
Le traitement des avoirs est identiques aux factures.
L'avoir est lié à une facture. Il est possible d'accéder à la facture associée depuis le détail de l'avoir.
Dans la liste les avoirs ont un tag spécifique avec le lien vers la facture initiale.


Gestion des factures manuelles (cas des utilisateurs clients payant Pennylane)

Les clients payant Pennylane peuvent avoir des factures qui ne rentrent pas dans le périmètre de la facturation électronique (historique de facture ou factures de TPE/PME jusqu'à septembre 2027).
Ces factures seront synchronisées avec l'environnement L'Addition mais :
  • elles ne seront là qu'à titre informatif et aucune action ne sera possible, hormis voir le détail
  • elles n'auront pas de Statut de PA