Gestion multi-établissements | Compte master carte

Contexte

Dans ce document nous évoquerons le contexte d'un groupe d'établissements qui souhaite distribuer un menu / une carte commune à l'ensemble des caisses L'Addition du groupe. Il faut noter que la manière de répondre au besoin du groupe dépendra des spécificités de la carte distribuée et de l'autonomie laissée à chacun. Nous allons imaginer quelques cas simples :
  • Cas 1 : le siège décide de distribuer exactement les mêmes produits, les mêmes prix, la même arborescence sur chacun des établissements du groupe
  • Cas 2 : le siège segmente les établissements en différentes zones géographiques, chacune des zones dispose de prix différents mais le menu reste le même partout
  • Cas 3 : le siège distribue les mêmes références sur toute la France mais laisse le soin aux franchisés d'appliquer les prix souhaités et de masquer certaines références en fonction de la saisonnalité ou de l'approvisionnement
  • Cas 4 : le siège distribue globalement la même carte à ses établissements cependant certains d'entre eux ne proposent pas les mêmes Cocktails, alcools et le taux de TVA appliqué n'est pas le même car ils sont situés en Corse
  • Autres cas : il existe d'autres types de configuration possibles non représentées par les cas ci-dessus (la liste n'est pas exhaustive)

Concept

Une fois le contexte exposé, on en déduit un concept de carte centrale qui va pouvoir posséder plusieurs déclinaisons possibles en fonction d'une zone géographique, d'une spécificité d'un établissement ou être parfaitement similaire dans d'autres cas.
L'Addition met à disposition un outil permettant de centraliser une carte, de permettre ou non de la décliner pour une/plusieurs zones et/ou pour un établissement donné et de déployer les changements de carte à distance sur les différents systèmes de caisse


Utiliser un compte master-carte

Le compte master carte est une carte centrale de référence utilisée pour gérer et synchroniser la carte (menus, produits, prix, catégories, etc.) sur un ensemble de restaurants ou établissements (dits “établissements fils”).
Il permet :
  • une gestion centralisée et homogène de l’offre
  • la planification des mises à jour de carte
  • la prise en compte des spécificités locales (zones, sites, exceptions)

Il est possible de contrôler le menu en ligne de chaque site uniquement depuis l'accès central. La modification reste possible néanmoins depuis l'iPad sur place comme d'habitude.


Repeat Button Principe général de fonctionnement

Les modifications apportées à la carte depuis L’Addition Menu sont enregistrées sous forme de patches (lots de modifications) qui sont téléchargés par l'iPad maître par le biais d'une connexion Internet
Pour des raisons de performances, un changement de carte ne donne pas lieu systématiquement à un envoi complet de la carte au système : seules les variations sont prises en compte
Exemples de patches :
  • Modifier un prix (ex: Kebab | ancien prix 8€ → nouveau prix 9€)
  • Le système indique à L'Addition quel était l'ancien prix et quel doit être le nouveau
  • Changer l’ordre des plats (ancien ordre [A, B, ...] → nouvel ordre [B, A, ...])
  • Le système indique à L'Addition quel était l'ancien ordre et quel doit être le nouveau
  • Créer un nouveau produit ou une catégorie (nouvelle fiche produit C)
  • Le système indique à L'Addition les propriétés de la nouvelle fiche produit
Ces patches sont ensuite transmis et appliqués aux établissements selon les règles définies dans le compte master.


Gear Application des modifications

Les établissements reçoivent les patches depuis l'iPad maître :
  • Lors de la clôture de caisse journalière (quand l'iPad synchronise le service du jour)
  • Lors d'une synchronisation manuelle
L’application des modifications peut être automatique (ouverture du service) ou manuelle (service en cours) selon le contexte : connecter L'Addition Menu depuis l'espace partenaires) pour permettre l'application de manière automatique
La liste des modifications apportées sont décrites dans L'Addition depuis Réglages / L'Addition Menu



Brick Impacts des modifications : immédiat vs à date

Calendar Planification des modifications

La carte fonctionne selon un calendrier éditorial :
  • Vous pouvez sélectionner une date future et y appliquer des modifications
  • Ces changements prendront effet à cette date uniquement
  • Aucune modification n’impacte le passé (sauf si ce sont des modifications dites "globales")


Pushpin Prise d'effet immédiate

  • Changement de nom de produit
  • Changement de type de produit (Cocktail → Boisson chaude)
  • Nom / icône de catégorie ou de modificateur

Hourglass Not Done Prise d'effet à la date planifiée

  • Modification de prix
  • Création de nouveaux produits / catégories
  • Changements de visibilité
  • Liaisons produits / modificateurs
  • Position des éléments dans la grille/menu

Earth Globe Europe-Africa Déclinaisons par zone / site



Un master peut être :
  • Sans zone (carte unique appliquée à tous)
  • Avec zones (différenciation tarifaire ou produit par groupe d’établissements)
  • En général une zone sert à décliner les prix des produits
  • Une zone peut aussi servir à décliner d'autres propriétés : couleur des produits, taux de TVA, ordre des produits, etc.
Chaque site reçoit donc :
  • Le contenu de la carte master (+ déclinaison de zone éventuelle)
  • Ses spécificités locales éventuelles (modifications autorisées par le siège)

Dna Règles de synchronisation (impacts verticaux / merge vertical)

Un merge est une opération de mélange / association entre deux sources de données

Les règles d’impact peuvent être finement configurées (par l’équipe technique avec les discussions faites avec le siège) :
Par exemple :
  • Le master a toujours raison sur les prix des produits
  • Le master n'a jamais raison sur l'ordre des produits
Il n'est pas possible de définir d'exceptions sur le suivi des règles :
  • Si le compte master a toujours raison sur les prix, cette règle vaut pour tous les produits
  • distinction possible : menus | produits | suppléments
  • Si le compte master n'a jamais raison sur l'ordre des produits, cette règle vaut pour toutes les catégories

Locked with Key Restrictions possibles



Avec l'aide des services techniques L'Addition, on peut (facultatif) :
  • Restreindre la création de produits côté caisse
  • Bloquer les modifications de prix
  • Empêcher certaines actions POS côté établissement
Les droits peuvent être configurés par l'administrateur pour les autres groupes. L'équipe technique est en mesure de retirer tous les droits pour tous les groupes d'utilisateurs si besoin

Compass Création d’un compte master : étapes clés

(1) Le service client définit les règles métiers avec le gérant de l'établissement(2) Le service technique configure le compte master en fonction de ce qui a été convenu entre le service client et le gérant



Cette étape est cruciale pour configurer les bonnes règles de gestion de carte. La définition des règles peut être revue en cours de route mais doit être réalisée sérieusement pour éviter les allers/retours avec les équipes techniques
    Créer une carte centrale / compte master-carte (à partir d’un établissement existant ou d'un menu vierge)
    Définir les règles métier (en discutant de manière approfondie sur les besoins)
  • Création autorisée depuis caisse ?
  • Unicité des prix ? Zonage des prix ? Chaque site est libre ?
  • Tous les produits sont visibles partout ? Certains sites souhaitent cacher une ou plusieurs références ?
  • Arborescence des produits, ordre des produits sur la caisse ? Est-ce la même partout ?
  • Est-ce que chaque site dispose des mêmes points de fabrication ?
    Configurer les correspondances (mapping) :
  • Points de fabrication
  • Comment fait-on correspondre le point Cuisine d'un établissement (une seule imprimante) en plusieurs points Chaud/Froid sur un autre (dans le cas où il y a deux imprimantes ?)
  • L'objectif et de présenter le fait que le master doit obligatoire affecté un "point de fabrication" à un produit (même si on sait très bien que la notion d'imprimante est virtuelle). Néanmoins, il est nécessaire d'évoquer le fait que les "nouveaux" produits vont se voir affecter un point de fabrication qui doit être défini selon une règle d'association entre les points du master et les points du fils. Cette contrainte doit être évoquée car elle relève de la réalité physique du restaurant
  • Exemple
  • Points de fabrication sur le master : Cuisine, Bar (2 points de fabrication)
  • Points de fabrications sur le fils : Chaud, Froid, Bar (3 points de fabrication)
  • [M] CUISINE = [F] Chaud (tous les nouveaux produits du master sur Cuisine vont se créer sur le point Chaud sur le fils)
  • [M] BAR = [F] BAR (tous les nouveaux produits du master sur Bar vont se créer sur le point Bar sur le fils)
  • TVA
  • Est-ce que les taux de TVA appliqués sont les mêmes sur chaque établissement ?
  • L'objectif est de présenter le contexte de TVAs (couple de taux sur place/à emporter) et que même si une TVA 10% sur un site = TVA 10% d'un autre, il en réside que les TVAs sont des "noms" associées à un couple de taux qu'il faut lier d'un compte à l'autre pour assurer une cohérence. D'un compte à l'autre il est possible que "TVA 10%" peut s'appeler "TVA REDUITE" sur une autre site mais aussi que les taux appliqués soient différents (Luxembourg, Corse, etc.)
  • Catégories de prix
  • Si déjà existantes sur certains sites : l'objectif est de lier des catégories de prix existantes entre plusieurs sites (ex: [M] Happy Hour = [F] HAPPY HR) c'est à dire lier 2 catégories de prix mêmes si elles ne portent pas le même "nom" exact. Le concept est le même que les points précédents


Bullseye En résumé

Fonctionnalité
Carte Master
Centralisation
Check Mark Button Oui
Gestion des zones tarifaires
Check Mark Button Oui (facultatif)
Planification dans le temps
Check Mark Button Oui
Règles personnalisables
Check Mark Button Oui (via support)
Exceptions locales par site
Check Mark Button Oui
Mise à jour automatique / manuelle
Check Mark Button Oui

Modéliser un compte master

Ces différents points permettent au service client de poser les bonnes questions au gérant du groupe afin que le service technique puisse configurer au mieux le compte master
  • Prix
  • (A) Les prix sont identiques partout
  • (B) Les prix sont gérés localement
  • (C) Les prix sont gérés par zone géographique
  • Couleur des produits
  • (A) Identique
  • (B) Spécifique par site
  • (C) Spécifique par zone ?
  • Description des produits
  • (A) Identique
  • (B) Spécifique par site
  • Nom court
  • (A) Identique
  • (B) Spécifique par site
  • Icônes des catégories
  • (A) Identique
  • (B) Spécifique par site
  • Point de fabrication
  • (A) Identique
  • (B) Spécifique par site (Chaud/Froid/Cuisine ?)
  • TVA
  • (A) Identique
  • (B) Spécifique par site
  • Liaison produit / modificateurs (ex: tiper une entrecôte déclenche automatiquement la cuisson)
  • (A) Identique
  • (B) Spécifique à chaque site
  • Menus / contenus des menus
  • (A) Les niveaux et le contenu des menus sont les mêmes
  • (B) Les niveaux sont les mêmes mais le contenu n'est pas le même (voir visibilité des produits)
  • Visibilité des produits
  • (A) La disponibilité des articles est la même partout
  • (B) La disponibilité des articles n'est pas la même partout
  • (1) La disponibilité des articles est gérée localement
  • (2) La disponibilité des articles est gérée par zone géographique
  • Gestion de la visibilité des produits
(plusieurs façon de la gérer la visibilité des produits)
  • (A) On synchronise la liste des catégories et le contenu de chaque catégorie (ordre des produits) : on active/désactive le produit depuis sa fiche (disponible à la vente OU visible / non visible)
Dans le cas où le site ne commercialise pas à l'instant T une référence mais souhaite quand même la faire apparaître la grille (même s'il elle n'est pas cliquable)
  • (B) On synchronise la liste des catégories et le contenu de chaque catégorie (ordre des produits) : on masque le produit sous forme d'exclusion
Dans le cas où le site ne veut pas du tout voir apparaître une référence sur la caisse (qu'elle soit sélectionnable ou non) : porte vraiment du sens quand un gérant ne fait pas du tout confiance à ses employés
  • (C) On synchronise la liste des catégories et le contenu de chaque catégorie (ordre des produits) : on masque les catégories sous forme d'exclusion
Dans le cas où les établissements sont répartis en concepts qui proposent des produits communs (ex : les restaurants de la zone 1 proposent seulement les Desserts (1) alors que les restaurants de la zone 2 proposent les Desserts (2)) : il vaut mieux dupliquer une catégorie et exclure l'une ou l'autre sur chaque établissement
  • (D) On synchronise les produits, les références, la liste des catégories mais pas le contenu / ordre : chaque site doit alimenter les catégories en important les produits existants créés par le siège
Dans le cas où le contenu des catégories est trop spécifique à chaque site il est préférable de laisser la responsabilité du contenu à chaque site : à chaque nouveau produit ajouté par le master, il faut penser à aller l'importer