Le pré-placement automatique attribue une table à vos réservations à l'avance, pour que vous n'ayez plus qu'à installer les clients à leur arrivée.
Les réservations concernées Seules les réservations confirmées, qui n'ont pas encore de table attribuée et dont les clients ne sont pas encore installés sont pré-placées. Les autres sont laissées telles quelles.
Combien de temps une table est occupée L'application considère qu'une table est occupée pendant la durée moyenne d'un repas, à partir de l'heure de la réservation. Cette durée se règle dans vos paramètres. Sans réglage, elle est de 2 heures. Exemple : avec une durée moyenne de 2 h, une réservation à 19 h occupe sa table de 19 h à 21 h.
Les tables déjà prises Avant de placer quoi que ce soit, l'application regarde ce qui occupe déjà les tables ce jour-là :
les réservations déjà pré-placées, sur leur créneau ;
les tables où des clients sont installés en ce moment, sur une commande ouverte. Une table est considérée occupée au moins jusqu'à maintenant, même si les clients restent plus longtemps que la durée moyenne.
Le placement, réservation par réservation Les réservations sont traitées dans l'ordre chronologique. Pour chacune, l'application :
ne garde que les tables assez grandes pour le nombre de couverts et libres pendant tout le créneau ;
parcourt les salles dans l'ordre de priorité que vous avez choisi, et s'arrête à la première salle qui a au moins une table qui convient ;
dans cette salle, choisit la plus petite table suffisante, pour ne pas mettre 2 personnes sur une table de 8 ;
si plusieurs tables de cette taille sont libres, en tire une au hasard.
La table est alors réservée pour ce créneau, et la réservation suivante en tient compte.
Ce qui ne peut pas arriver Deux réservations dont les créneaux se chevauchent ne reçoivent jamais la même table. Exemple : avec 2 h de durée moyenne, une réservation à 19 h et une autre à 20 h n'auront pas la même table. Par contre, une réservation à 19 h et une autre à 21 h ou plus tard peuvent se retrouver sur la même table, puisque la première est censée être partie.
Le résultat À la fin, l'application indique les réservations placées et celles qu'elle n'a pas pu placer, faute de table libre et assez grande dans les salles choisies. Pour ces dernières, il faut attribuer une table à la main, par exemple en assemblant plusieurs tables.
Bon à savoir : la durée moyenne reste une moyenne. Si deux réservations se suivent de très près sur la même table, prévoyez un peu de souplesse si les premiers clients s'attardent.